Kako biste se odlučili koja vrsta usluga je pogodnija za vašu firmu, važno je da znate prednosti i mane i jedne i druge vrste. Dakle, da li da stalno zaposlite knjigovođu, u vašoj firmi ili da koristite usluge određene knjigovodstvene agencije, koje su poznate kao Offsite knjigovodstvo.
Većina takozvanih malih i srednjih preduzeća ne zahteva stalno zaposlenog knjigovođu. Jer mahom zaposleni u ovakvim preduzećima i sami završe većinu knjigovodstvenih poslova.
Generalno, postoje dva moguća način obavljanja knjigovodstvenih usluga. Prvo, tzv. knjigovodstvene usluge na licu mesta, što podrazumeva da je ovlašćeni knjigovođa stalno zaposlen u vašem preduzeću i tzv. Offsite knjigovodstvo, što podrazumeva da angažujete ovlašćenog knjigovođu, odnosno knjigovodstvena agencija za obavljanje ovog posla.
Evo nekih prednosti, ali i mana obe vrste usluga
Kada je reč o knjigovođi na licu mesta, on može biti ili stalno zaposlen u vašoj firmi (što je ređe vidljivo u praksi) ili može doći iz određene knjigovodstvene agencije koju ste angažovali da obavlja knjigovodstvene usluge u prostorijama vaše firme.
Angažovanje knjigovođe na ovakav način ima nekoliko prednosti. Najveća među njima je svakako što imate mogućnost da koristite njegove usluge bez razmišljanja o tome kolika će mu biti plata.
Kada se odlučite za ovakvu vrstu uslege to ne znači da stalno mora ista osoba da radi za vas. Ukoliko niste zadovoljni jednim, dovoljno je da okrenete knjigovodstvenu agenciju i zatražite da vam pošalje drugu osobu. A kada jednom pronađete savršenu osobu za ovaj posao, možete uvek tražiti da samo ona dolazi. Što se plaćanja tiče, ta relacija je samo između vas i određene knjigovodstvene agencije. Samim tim ste skinuli sa sebe brigu oko visine zarade datog knjigovođe.
Međutim, i pored prednosti, postoje i mane ovakvog pružanja usluga. Naime, može se dogoditi da vam knjigovođa ne bude pri ruci baš kada vam je potreban. Jer ovaj vid saradnje funkcioniše obično samo par, određenih dana u toku jedne radne nedelje.
Što se usluge tzv. Offsite knjigovodstva tiče, to podrazumeva da knjigovođa radi u svojoj kancelariji, odnosno kancelariji agencije za knjigovodstvo čije usluge vi koristite. U većini slučajeve ćete čuti i da se ovakav vid usluga naziva Virtuelne knjigovodstvene usluge. Pri tom, to ni u kom slučaju ne znači da se obavljaju virtualno ili, pak da virtualni asistent umesto vas obavlja knjigovodstvene usluge, već upravo ono što smo rekli na početku. U suštini, to je kao da je kancelarija vašeg stalnog knjigovođe udaljena od vaše kancelarije. Vi u tom slučaju imate obavezu da mu nosite sve papire koje treba knjižiti, ali i da budete dostupni za njega ukoliko mu zafali neki dokument, kako biste ga dostavili u najkraćem mogućem roku.
Ono što se smatra velikom prednošću kod Offsite knjigovodstvenih usluga svakako je cena. U našoj zemlji se ovakve usluge kreću od četiri hiljade dinara pa naviše, na mesečnom nivou. Ako to uporedite sa mesečnom platom bilo kog knjigovođe, biće vam svakako jasnije zašto je ovaj vid vođenja poslovnih knjiga isplativiji.
Ono što je, uslovno rečeno mana jeste što je neophodno dodatno angažovanje, ili vaše ili nekog vašeg zaposlenog kako biste na vreme odneli svu neophodnu dokumentaciju. Međutim, ni to ne bi trebalo da predstavlja neki naročit problem, posebno ukoliko je kancelarija knjigovodstvene agencije koju ste odabrali u blizini vaše. Svakako vam toplo preporučujem da se na prvom mestu rukovodite kvalitetom poslovanja određene agencije i njenih zaposlenih, nego lokacijom. A ukoliko se dobro organizujete, videćete da vam uopšte neće biti teško da se naviknete da odlazite kod knjigovođe. Ako tome dodate i prilično veliku uštedu novca, pretpostavljam da je jasno koja vrsta knjigovodtsva je isplativija, da ne kažem preporučljivija.
Ono o čemu svakako treba da vodite računa prilikom donošenja odluke o agenciji koja će vam ubuduće voditi poslovne knjige, svakako je cena. A pri tom morate se dobro raspitati šta je u nju uključenu, jer postoji veliki broj opcija, a samim tim i iznosa. Neke agnecije nude samo osnovno vođenje knjiga, dok druge podrazumevaju i odlazak u banku, predaju plata, izradu završnog računa i obavljanje sličnih poslova.
Zato se posvetite potrazi kako biste zaista uživali u dobroj saradnji sa svojim budućim knjigovođom, jer je to jedan od osnova uspeha svakog preduzeća.